Sistemas de Informação Gerenciais: maio 2010

1 Introdução

A finalidade principal de um SIG é ajudar uma organização a atingir as suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações regulares da empresa, de modo que se possa organizar, controlar, planejar mais eficaz e eficientemente. Em resumo, um SIG fornece aos administradores informações úteis para obter um feedback para operações empresariais. Que são fundamentais para que os gerentes executem as suas funções na empresa (processos de decisão). Um desenvolvimento gerencial eficaz e eficiente pressupõe, em qualquer organização, a existência de infra-estrutura informacional para tomada de decisão, de forma ágil e segura.
Na atualidade o mundo vive na era da informação, exigindo das organizações uma gestão estratégica eficiente, a qual pode ser facilitada pela utilização de recursos inteligentes oferecidos pela tecnologia de informação e sistemas de informação. A tecnologia de informação oferece recursos tecnológicos e computacionais para a geração de informações, e os sistemas de informação estão cada vez mais sofisticados, propondo mudanças nos processos, estrutura e estratégia de negócios. Não se admite hoje uma empresa que queira competir com vantagem, sem a utilização dessas ferramentas. Estes fatos abrem lacunas para que os novos gestores, com novas visões busquem o aperfeiçoamento contínuo para suas empresas. O desenvolvimento e a crescente evolução das organizações é fruto da evolução do conhecimento e da informação. As transformações decorrentes do desenvolvimento tecnológico nas áreas de informação e comunicação afetaram significativamente a sociedade. Para acompanhar essas transformações, tanto as pessoas quanto as organizações têm procurado formas mais rápidas para se inserir nesse modelo atual de mercado. Esse modelo é chamado ‘Era da informação’, a qual é necessário ter em mente a tecnologia de informação e os sistemas de informação como grandes precursores e responsáveis pelo valor adicional às tomadas de decisões. Nesse sentido, o presente artigo tem por objetivo avaliar a importância do sistema de informação gerencial na gestão empresarial para a tomada de decisões.

2 O que é Sistema de Informação Gerencial?

É o conjunto de tecnologias que disponibilizam os meios necessários à operação do processamento dos dados disponíveis. È um sistema voltado para a coleta, armazenagem, recuperação e processamento de informações usadas ou desejadas por um ou mais executivos no desempenho de suas atividades. È o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados.
O sistema de informação gerencial dá suporte às funções de planejamento, controle e organização de uma empresa, fornecendo informações seguras e em tempo hábil para tomada de decisão.

Esquema (interação: informação/processo decisório):

3 Dados, Informação e Conhecimento.

Inicialmente, torna-se necessário conceituar os elementos que conduzem as empresas nos seus negócios. “Do ponto de vista da administração de empresas em concordância com a definição de sistemas, existem dois elementos fundamentais para a tomada de decisões: os canais de informação e as redes de comunicação”. Através dos canais de informação as organizações definem de onde serão adquiridos os dados, e as redes de comunicação definem para onde os dados serão direcionados.
Para a formação dos sistemas e a conseqüente obtenção dos elementos fundamentais para a tomada de decisão é necessário o conhecimento dos conceitos de Dados, Informação e Conhecimento.
Os dados apresentam-se como elementos em sua forma bruta, os quais não podem por si só sustentar a estruturação necessária para tomada de ação. Os dados precisam passar por análise e transformações para se tornarem úteis. “Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação”. Assim, para a compreensão de determinado fato ou situação em uma organização é necessário que os dados se transformem em informação.
A informação auxilia no processo decisório, pois quando devidamente estruturada é de crucial importância para a empresa, associa os diversos subsistemas e capacita a empresa a impetrar seus objetivos. O valor atribuído pelos gestores às informações depende dos resultados alcançados pela empresa. Os benefícios oferecidos pelas decisões acertadas, baseadas em informações valiosas representam o sucesso da empresa.
O conceito de valor da informação está relacionado com:

A redução da incerteza no processo de tomada de decisão.
A relação do benefício gerado pela informação versus custo de produzi-la.
Aumento da qualidade da decisão.

Para medir o valor da informação o gestor deve dispor da informação de forma que ela reduza as incertezas encontradas no decorrer do processo decisório, e conseqüentemente, aumente a qualidade da decisão. A base do conhecimento facilita reconhecer quais dados e informações são úteis para se atingir os objetivos traçados pela organização. As informações são criadas a partir da transformação dos dados, através da aplicação do conhecimento humano.

4 Diferença entre relatórios gerados pelo SPT (Sistema de Informações Transacionais) e os gerados pelo SIG:

É que os relatórios gerados pelo SIG dão suporte à tomada de decisão gerencial dos níveis mais altos de gerenciamento, onde as decisões tendem a ser menos estruturadas (semi-estruturadas) e menos rotineiras.
Enquanto um SPT dá suporte mais freqüentemente à eficácia da organização, um SIG dá suporte à eficácia gerencial.

4.1 Integração de Informações Gerenciais através do SIG:

Um dos papéis do administrador de SI é aumentar a eficiência global do SIG através do aperfeiçoamento da integração desses subsistemas.
Então, deve-se projetar um SIG para que ele seja uma coleção integrada de subsistemas funcionais dentro da organização.
Quando uma abordagem funcional é adotada, é necessário tentar ligar os vários sistemas de informação gerencial. O uso de banco de dados comum serve não apenas para integrar os vários SIG como também pode ligar os diversos SPTs da organização, tornando mais fácil o acesso a informações reduzindo custos e aumentando a eficiência e eficácia dos relatórios gerenciais.
Embora o aumento da eficiência global do SIG importante, todos os administradores (incluindo os gerentes de SI) devem considerar que um importante papel do SIG é aperfeiçoar a eficácia através do fornecimento da informação certa à pessoa certa da maneira certa e no momento certo.

4.1.1 Entradas para SIG:

Tecnicamente falando, todos os dados que entram num SIG são dados internos. Isto é antes de entrarem no SIG os dados estão contidos dentro da empresa. No entanto, os dados que entram em um SIG podem ser originários tanto de fontes internas e externas.

4.1.2 Fontes de Dados Internas para o SIG:

Os sistemas de informações gerencias são as principais fontes de dados de entrada para um SIG.
A missão estratégica ou plano de organização é uma, outra importante fonte interna de dados.

4.1.2.1 Fontes de Dados Externas para o SIG:

Clientes, fornecedores, concorrentes e acionistas cujos dados não foram coletados pelo SPT.
O SIG usa dados obtidos dessas fontes, processando-os em informações mais úteis para administradores do que mera coleta de dados, basicamente através dos relatórios predeterminados.

5 Saídas de um Sistema de Informações Gerenciais:

A saída da maioria dos sistemas de informações gerenciais é uma coleção de relatórios que são distribuídos aos administradores. Esses relatórios incluem relatórios programados, relatórios por solicitação e relatórios de exceção.

• Relatórios programados: são produzidos periodicamente ou de forma programada, diária, semanal ou mensal.

• Relatório indicador de pontos críticos: um tipo especial de relatório programado resume as atividades críticas do dia anterior e fica disponível caracteristicamente a cada dia de trabalho. Os relatórios indicadores de níveis críticos podem resumir níveis de estoques, atividades de produção, volume de vendas, etc. Os relatórios indicadores de pontos críticos estão geralmente ligados aos fatores críticos de sucesso (FCS) de uma organização, de modo que os administradores e executivos possam usar esse relatório para tomar medidas rápidas e de ações corretivas sobre aspectos significativos do negócio.

• Relatórios sob solicitação: são desenvolvidos para dar certas informações a pedido de um administrador. Em outras palavras, esses relatórios são produzidos sob solicitação.

• Relatórios de exceção: são relatórios produzidos automaticamente quando uma solicitação é incomum ou requer uma atitude da administração. Como acontecem com os relatórios indicadores de pontos críticos, os relatórios de exceção são freqüentemente usados para monitorar aspectos críticos para o sucesso de uma organização. Em geral, quando um relatório de exceção é produzido, um gerente ou executivo toma uma atitude.

Importante: A determinação de parâmetros ou ponto de cortes para um relatório de exceção deve ser feita cuidadosamente. Um ponto de corte muito baixo pode resultar em uma abundância de relatórios de exceção; um ponto de corte muito alto poderia acarretar em problemas que precisariam de ações poderiam ficar negligenciadas.

6 Relacionamento entre Profissionais de SI e os Usuários do SIG:

Tipicamente, os programadores e analistas de sistemas estão envolvidos no desenvolvimento e implementação dos relatórios SIG.
Muitas vezes, é comum a solicitação de relatórios por parte dos usuários sem muita formalidade, o que carreta, muitas vezes, em falta de propriedade, necessidade, podendo comprometer o funcionamento do SIG.
Portanto, os profissionais do departamento de SI devem exigir solicitação formal para a elaboração de relatórios por parte dos usuários.

7 Sistema de Informações Gerenciais Financeiro:

Desde primórdios da computação comercial, as finanças têm sido uma área funcional importante na maioria das organizações. A área financeira monitora o fluxo de caixa e a lucratividade. Sistemas financeiros sofisticados são capazes de fornecer aos gerentes e executivos financeiros informações imediatas, fator crítico para o sucesso na atual economia global acelerada.
O sistema de informações gerenciais financeiro fornece informações financeiras a todos os administradores financeiros dentro de uma organização, inclusive ao diretor financeiro.

* Analisa as atividades financeiras históricas e atuais;
* Projeta as necessidades financeiras futuras;
* Monitora e controla o uso de recursos através do tempo.

7.1 Entradas para SIG Financeiro:

As decisões que recebem suporte do SIG financeiro requerem diversos dados e informações. As fontes de dados internas e externas são discutidas resumidamente a seguir.

• Plano estratégico ou políticas corporativas: O plano estratégico contém os objetivos financeiros principais. As metas financeiras, razões de débitos e empréstimos e expectativas de retorno são algumas das medidas que podem ser incluídas no plano estratégico. O plano freqüentemente projeta as necessidades financeiras da empresa para o futuro de 1 a 5 anos. Muitas necessidades específicas de informação, tais como o retorno dos investimentos de vários projetos, razões débito eqüidade desejadas e expectativas das necessidades de caixa, vêm diretamente do plano estratégico.

• O sistema de processamento de transações: importantes informações financeiras são colhidas de praticamente todas as aplicações de processamento de transações - folha de pagamento, controle de estoque, processamento de pedidos, contas a pagar e receber e contabilidade geral. Os custos totais ao longo do tempo, a quantia total paga pela empresa aos fornecedores, a quantidade total devida à companhia pelos clientes e dados contábeis detalhados fornecem a base para muitos relatórios financeiros.

• Fontes Externas: as informações da e sobre a concorrência podem ser fundamentais para a tomada de decisões financeiras. Relatórios anuais e balanços financeiros dos concorrentes, novos itens e relatórios gerais podem ser incorporados aos relatórios de SIG para oferecer unidades de medida ou base de comparação. Departamentos do governo também fornecem importantes informações econômicas e financeiras. Inflação, índice de preços ao consumidor e principais indicadores econômicos podem ajudar uma empresa a planejar futuras condições econômicas. Além disso, importantes leis tributárias e exigências de relatórios financeiros também podem estar refletidas no SIG financeiro.

7.2 Subsistema e saídas do SIG Financeiro:

Um SIG financeiro pode der composto de subsistemas. Cada subsistema interage com o SPT de forma especializada e tem saídas informais que auxiliam os administradores financeiros a tomarem as melhores decisões. Esses relatórios incluem relatórios de previsão financeira, sistema de informação de lucros e perdas e de custos, relatórios de auditoria interna e externa e relatórios de gerenciamento de verbas.

Previsão Financeira: processo de se fazer previsões financeiras sobre o crescimento futuro de produtos ou de uma organização como um todo é chamado de previsão financeira. A atividade financeira se baseia na atividade do comércio anterior.
Custos fixos, tais como seguros, aluguéis e despesas gerais de escritórios, são estimados e usados para determinar a expectativa de lucros líquidos em base mensal, quinzenal ou anual. Essas estimativas são incorporadas ao SIG financeiro.
Ter uma estimativa de fluxos de caixas futuros pode ser um dos primeiros passos para uma boa administração. Administradores e executivos financeiros usam essa informação valiosa para projetar futuras necessidades de caixa.
A previsão financeira pode ajudar executivos financeiros a evitar problemas de fluxo de caixa através da previsão das necessidades de fluxo de caixa.

8 SIG de Marketing:
O SIG de Marketing dá apoio à atividade administrativa nas áreas de desenvolvimento do produto, distribuição, decisões de preços, eficácia promocional e previsão de vendas.

8.1 Entradas para um SIG de Marketing:

Mais do que outras áreas funcionais, o SIG de marketing se baseia em fontes externas de dados. Essas fontes incluem a concorrência, clientes, jornais, revistas e outras publicações. Há também importantes fontes internas de dados.

• Fontes Internas: O plano estratégico ou políticas corporativas.

O marketing se baseia no plano estratégico de alvos e projeções de vendas da organização. Um relatório de SIG de marketing dessa firma poderia organizar o desempenho das vendas atuais em termos desta meta estratégica. Além das projeções de vendas, o plano estratégico pode conter informações sobre as necessidades projetadas da força de vendas, determinação de preços de produtos e serviços, canais de distribuição e características de novos produtos.

• Fontes Internas: SPT.

O SPT contém uma grande quantidade de dados de vendas e marketing sobre produtos, clientes e força de vendas. Os dados de venda sobre produtos podem relevar quais os produtos que estão vendendo em grandes volumes e quais os mais lentos nas vendas. Os relatórios resumindo dados de pedidos poderiam incluir atividade de venda por cliente, por produto e por área do país. O SIG de marketing organizaria esta informação de modo a ser útil na formulação de planos de vendas e promocionais. Os dados de vendas por clientes podem ser usados para determinar que clientes contribuem mais a lucratividade global. O desempenho da força de vendas pode também ser monitorado a partir dos dados coletados no SPT, de modo que bônus e programas de incentivos possam ser desenvolvidos para premiar os representantes de vendas com melhor atuação.

• Fontes Externas: A concorrência. Dados sobre concorrente.

Tais como novos produtos e serviços, estratégias de fixação de preços, pontos fortes e fracos de uma linha de produtos para clientes - são importantes para a maioria das empresas. Saber como os concorrentes estão fazendo ou capazes de fazer no futuro é de grande utilidade para o projeto de novos produtos e serviços. Dados da concorrência podem ser obtidos de muitas fontes. Materiais de Marketing, brochuras e programas de vendas oferecidos pela concorrência são fontes típicas. Os clientes e outros associados comerciais também fornecem dados. O processo de obtenção de informações sobre o concorrente é freqüentemente chamado de inteligência de marketing.

• Fontes Externas: O mercado
Uma fonte externa adicional de informações úteis para o SIG de marketing é o mercado para os produtos da empresa. Uma grande quantidade de dados úteis sobre o mercado que é servido pela empresa pode ser obtida do SPT, porém a visão do comportamento e preferências do comprador em novos mercados só pode ser obtida de fontes de fora da empresa.

8.2 Subsistemas e Saídas do SIG de Marketing:

Os subsistemas de um SIG de marketing incluem os subsistemas do produto, distribuição, promoção e preços. Esses subsistemas e suas saídas ajudam os administradores e executivos de marketing a aumentar as vendas, reduzir despesas de marketing e desenvolver planos para que futuros produtos e serviços atendam às necessidades dos clientes.

Preço do Produto: O preço do produto é uma importante e complexa função de marketing. O preço do varejo, o preço do atacado e os descontos devem ser determinados. Um importante fator na determinação da política de preços é a análise de curva de demanda, que tenta determinar a relação entre preços e vendas. A maioria das empresas tenta desenvolver políticas de preços que maximizem os rendimentos totais de vendas. Esta é geralmente uma função de elasticidade do preço. Se o produto é muito sensível às mudanças de preços, uma redução no preço pode gerar um aumento substancial nas vendas, podendo resultar em rendimentos mais altos.
A análise de vendas também é importante para identificar os produtos, força de vendas e clientes que têm contribuído para lucro e os que não têm.
O relatório de vendas por produto lista todos os principais produtos e suas vendas em um determinado período de tempo, como um mês, por exemplo. Esse relatório mostra quais os produtos que estão se saindo bem e quais os que necessitam de melhorias, ou que deveriam ser completamente descartados.

9 Conclusão

Nos cenários da era da informação é de vital importância compreender as melhores práticas e aplicações das áreas de sistemas de informação e tecnologia da informação nas empresas.
O propósito básico da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis, portanto, as informações podem decidir o futuro da organização.
Na corrida para atender às demandas do mercado, as empresas buscam soluções que as diferenciem aumentando a sua competitividade. Decisões rápidas e corretas são fundamentais para a empresa alcançar bons resultados. Faz-se necessário otimizar o planejamento e execução das atividades, sincronizar a cadeia de suprimentos e reduzir os custos operacionais para aumentar a satisfação dos seus clientes e a lucratividade do negócio.
A utilização de tecnologias de última geração e a melhor prática em software possibilita a construção e aplicações superiores em prazos bastante agressivos, capazes de atender desde pequenos a grandes volumes de utilização. O sucesso é garantido pela velocidade em que as informações são assimiladas e pela rapidez em que são tomadas as decisões. Neste contexto, as empresas têm como grande aliado os sistemas de informação gerencial, os quais proporcionam benefícios significativos na gestão da empresa viabilizando a geração de relatórios de apoio ao processo decisório.Quando a empresa tem uma estrutura organizacional sólida, um futuro traçado, e sabe utilizar os recursos oferecidos pela Tecnologia de Informação e sistemas de informação, o sistema de informação gerencial só tem a agregar benefícios à gestão empresarial na tomada de decisões.
O sistema de informação gerencial possibilita fazer um acompanhamento das rotinas econômico-financeiras, proporcionando um panorama seguro da organização e uma melhor alocação de investimentos, constituindo um grande diferencial para a empresa. Garantindo, também, o gerenciamento das informações para geração de relatórios rápidos e precisos, tornando mais ágil desta forma o processo de tomada de decisões.
Os sistemas de informação gerenciais fortalecem o plano de atuação das empresas. A geração de informações rápidas, precisas e principalmente úteis para o processo de tomada de decisão garante uma estruturação de gestão diferenciada, resultando em vantagem competitiva sobre as demais empresas.